- Workday Integration
HRflows trifft
Workday
Schluss mit Copy-Paste zwischen Workday und Betriebsrat-Prozessen. HRflows dockt an Ihre Workday-Datenendpunkte an – Mitarbeiterstammdaten aus Workday HCM fließen automatisch in den Unterrichtungsbogen nach BetrVG.
- Individuelle Implementierung an Ihre Workday-Datenendpunkte
- Kein Copy-Paste - Daten fließen automatisch
- Im Professional-Tarif verfügbar
- DAX-40-erprobt, DSGVO-konform
- Das Problem
Warum Workday allein
nicht ausreicht
Workday ist eines der leistungsstärksten HR-Systeme für globale Unternehmen – Talent Management, Payroll, Workforce Planning. Für die Mitbestimmung mit dem deutschen Betriebsrat fehlt jedoch die entscheidende Brücke.
Global optimiert - lokal kompliziert
Workday ist für globale HR-Prozesse konzipiert. Die deutschen Mitbestimmungsanforderungen nach BetrVG sind hochspezifisch und erfordern ein spezialisiertes lokales Werkzeug.
Copy-Paste aus Workday
Mitarbeiterstammdaten aus Workday werden manuell in Word-Anhörungsbögen übertragen. Fehleranfällig, zeitaufwändig – und bei Massenmaßnahmen nicht skalierbar.
Workday kennt den Betriebsrat nicht
Anhörung, Beschluss, Fristtracking, rechtssichere Archivierung – all das passiert außerhalb von Workday. Kein Überblick, keine Struktur, kein Audit-Trail.
Kein Compliance-Reporting
Workday-Reports zeigen HR-Kennzahlen – aber nicht den Status laufender Mitbestimmungsprozesse, ablaufende § 99 und § 102-Fristen oder gefasste Betriebsratsbeschlüsse.
- So funktioniert die Integration
Workday trifft BetrVG -
Schritt für Schritt
HRflows dockt an Ihre bestehenden Workday-Datenendpunkte an. Kein Parallelsystem, keine Doppelerfassung – eine nahtlose Erweiterung Ihrer bestehenden HR-Infrastruktur um deutschen Mitbestimmungsschutz.
1
Individuelle Anbindung
2
Personalmaßnahme starten
HR startet eine Personalmaßnahme in HRflows. Worker-Stammdaten aus Workday werden automatisch in den BetrVG-konformen Unterrichtungsbogen übertragen.
3
An Betriebsrat übermitteln
Ein Klick – und der vollständige, Workday-gespeiste Unterrichtungsbogen geht digital an den zuständigen Betriebsrat. HRflows trackt die gesetzliche Frist automatisch.
4
Beschluss zurück zu HR
Sobald der Betriebsrat beschlossen hat, erhält HR automatisch eine Benachrichtigung. Alles wird in HRflows archiviert – vollständiger Audit-Trail, jederzeit abrufbar.
- Workday Module
Welche Workday-Module
angebunden werden
Die Integration erfolgt individuell auf Basis der in Ihrer Workday-Instanz verfügbaren Module und Datenendpunkte. Typischerweise werden folgende Bereiche angebunden.
Human Capital Management
Worker-Stammdaten, Beschäftigungshistorie, Vertragsinformationen
- Worker Profile
- Employment
- Contract
Recruiting
Stellenausschreibungen, Bewerberdaten, Job Requisitions für § 93 BetrVG
- Job Requisition
- Candidate
Organizational Management
Abteilungen, Kostenstellen, Organisationseinheiten, Standortzuordnung
- Organization
- Cost Center
- Location
Compensation
Vergütungsgruppen, Entgeltdaten für Eingruppierungsmitteilungen
- Compensation Grade
- Pay Group
Abhängig von Ihrer Workday-Konfiguration: Welche Module und Datenfelder tatsächlich anbindbar sind, hängt von Ihrer spezifischen Workday-Instanz und den freigeschalteten Endpunkten ab. clarait analysiert dies im Rahmen der Implementierung gemeinsam mit Ihnen.
- Datenübertragung
Was aus Workday
automatisch übertragen wird
HRflows übernimmt die in Ihrer Workday-Instanz verfügbaren Mitarbeiterstammdaten direkt in den BetrVG-konformen Unterrichtungsbogen. Abhängig von Ihrer Workday-Konfiguration und den freigeschalteten Datenendpunkten.
Individuelle Implementierung: Welche Felder automatisch übertragen werden, hängt von den in Ihrer Workday-Instanz verfügbaren Endpunkten ab. clarait konfiguriert die Integration im Rahmen eines gemeinsamen Implementierungsprojekts.
| Datenfeld | Workday-Quelle | Übertragung |
|---|---|---|
Vorname & Nachname Worker Name |
Workday · Worker Profile | Automatisch |
Job Profile / Stelle Position, Job Title |
Workday · Job Profile | Automatisch |
Hire Date / Eintrittsdatum Employment History |
Workday · Employment | Automatisch |
Organization / Abteilung Supervisory Organization |
Workday · Org Management | Automatisch |
Cost Center / Kostenstelle Cost Center |
Workday · Financial Mgmt | Automatisch |
Work Location / Standort Location |
Workday · Location | Automatisch |
Compensation Grade Vergütungsgruppe |
Workday · Compensation | Automatisch |
Zuständiger Betriebsrat Standort-Betriebsrat-Mapping |
HRflows · Konfiguration | Manuell / Regel |
Begründung der Maßnahme Freitext für BR-Unterrichtung |
HR-Eingabe in HRflows | Manuell |
- Implementierung
Wie die Workday-Integration
in der Praxis entsteht
clarait implementiert die Workday-Schnittstelle als individuelles Entwicklungsprojekt – eng an Ihre bestehende Workday-Konfiguration und interne HR-Prozesse angebunden.
Analyse Ihrer Workday-Konfiguration
Gemeinsam analysieren wir Ihre Workday-Instanz: Welche Module sind aktiv? Welche Worker-Datenfelder sind verfügbar? Welche API-Endpunkte sind zugänglich? Ergebnis: klares Mapping Workday → HRflows-Felder.
Individuelles Entwicklungsprojekt
clarait stellt einen Connector bereit, der an Ihre spezifischen Workday-Endpunkte andockt. Das Implementierungsprojekt berücksichtigt Ihre bestehende IT-Infrastruktur, Datenschutzanforderungen und interne Prozesse.
Test & Validierung
Vor dem Go-Live testen wir gemeinsam mit Ihnen: Feldmapping-Qualität, Datenkonsistenz, Sonderfälle (z.B. Teil-/Zeitarbeit, internationale Worker). Erst wenn alles stimmt, geht es in den Produktivbetrieb.
Go-Live & laufender Betrieb
clarait übernimmt nach Go-Live den laufenden Betrieb der Integration – Wartung, Updates, Support inklusive. Bei Workday-Releases oder Konfigurationsänderungen passen wir die Anbindung an.
Workday-Integration im Professional-Tarif
Die HR-System-Integration ist im Professional-Tarif verfügbar. Bei individualisiertem Entwicklungsprojekt kann ein Aufpreis anfallen – abhängig vom Implementierungsaufwand und dem Umfang der Workday-Anbindung.
- Individuelle Workday-Anbindung
- Unbegrenzte HR-Nutzer-Lizenzen
- Individuelle Anhörungsbögen
- Telefonischer Premium Support
- Direktvergleich
Workday allein vs.
Workday + HRflows
Was ändert sich, wenn HRflows die Brücke zwischen Workday und Betriebsrat schlägt?
| Anforderung | Workday allein | Workday + HRflows |
|---|---|---|
| Mitarbeiterdaten für Anhörungsbogen bereitstellen | Manuell | ✓ |
| BetrVG-konforme Unterrichtungsbögen § 99 / § 102 | ✕ | ✓ |
| Digitale Übermittlung an Betriebsrat | ✕ | ✓ |
| Automatisches Fristentracking (§ 99 / § 102) | ✕ | ✓ |
| Dashboard aller laufenden Mitbestimmungsvorgänge | ✕ | ✓ |
| Automatische Benachrichtigung bei Beschluss | ✕ | ✓ |
| Rechtssichere Archivierung aller Beschlüsse | Manuell | ✓ |
| DSGVO-konform, Hosting in Deutschland | Teilweise | ✓ |
- Weitere HR-Systeme
Auch andere HR-Systeme
sind anbindbar
Workday ist nicht das einzige System, das HRflows integrieren kann. clarait unterstützt alle gängigen HR-Systeme im DACH-Markt.
SAP SuccessFactors
- Professional
Employee Central, Position Management — Mitarbeiterstammdaten automatisch in BetrVG-Workflows.
P&I Loga
- Professional
P&I Loga – führendes HR-System im deutschen Mittelstand. Nahtlose Anbindung an HRflows.
Oracle HCM
- Professional
Oracle HCM Cloud – Personalstammdaten direkt in Mitbestimmungsprozesse einbinden.
Ihr System?
- Auf Anfrage
Sie nutzen ein anderes HR-System? clarait prüft die Machbarkeit einer Anbindung im Rahmen eines Implementierungsprojekts.
- Häufige Fragen
Fragen zur Workday-Intergration
Wie funktioniert die Integration von HRflows mit Workday technisch?
HRflows dockt im Rahmen eines individuellen Implementierungsprojekts an die Datenendpunkte an, die in Ihrer Workday-Instanz vorhanden sind. Mitarbeiterstammdaten – abhängig von Ihrer Workday-Konfiguration und den freigeschalteten Modulen – werden automatisch in den BetrVG-konformen Unterrichtungsbogen übertragen. HRflows erweitert Ihre bestehende Workday-Infrastruktur um deutschen Mitbestimmungsschutz, ohne ein Parallelsystem zu schaffen.
Ist die Workday-Integration im Standard-Tarif enthalten?
Die HR-System-Integration ist im Professional-Tarif verfügbar (90 € pro Monat und BR-Mitglied, jährliche Abrechnung). Bei individualisiertem Entwicklungsprojekt kann – laut Vereinbarung – ein Aufpreis anfallen. Im Business-Tarif können Personalmaßnahmen ohne automatischen Datensync manuell erfasst werden.
Welche Workday-Version wird unterstützt?
Da Workday als Cloud-Produkt kontinuierlich aktualisiert wird und die Anbindung individuell an Ihre Datenendpunkte erfolgt, hängt die Kompatibilität von Ihrer spezifischen Workday-Konfiguration und den freigeschalteten API-Zugängen ab. clarait analysiert Ihre Workday-Umgebung vor der Implementierung und klärt gemeinsam mit Ihnen, welche Module und Felder angebunden werden können.
Wir nutzen Workday global - gilt die Integration auch für deutsche Standorte?
Ja, genau das ist der typische Anwendungsfall. Viele DAX-Unternehmen nutzen Workday global, haben aber in Deutschland mitbestimmungspflichtige Strukturen. HRflows ergänzt Ihre globale Workday-Instanz um die spezifisch deutschen BetrVG-Anforderungen – ohne den globalen Workday-Betrieb zu beeinträchtigen. Die Integration kann standortspezifisch auf deutsche Betriebsräte ausgerichtet werden.
Wie lange dauert die Implementierung?
Die Implementierungsdauer hängt von der Komplexität Ihrer Workday-Konfiguration, dem Umfang der gewünschten Anbindung und internen IT-Freigabeprozessen ab. clarait begleitet den gesamten Prozess – von der API-Analyse über die Entwicklung bis zum Test und Go-Live.
Was passiert bei Workday-Updates?
Workday veröffentlicht zweimal jährlich größere Updates. clarait überwacht die Kompatibilität der Integration nach jedem Workday-Release und passt die Anbindung bei API-Änderungen entsprechend an. Wartung und Updates sind Teil des Professional-Tarifs.
Sind die aus Workday übertragenen Daten DSGVO-konform?
Ja. HRflows ist vollständig DSGVO-konform und wird auf deutschen Servern betrieben. Die über die Workday-Schnittstelle übertragenen Mitarbeiterdaten werden ausschließlich für den jeweiligen BetrVG-Prozess verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ist verfügbar. Workday selbst bietet ebenfalls DSGVO-konforme Optionen – die End-to-End-Compliance wird gemeinsam sichergestellt.
- Integration besprechen
Fragen zur Integration klären
Im Termin beantworten wir alle Ihre Fragen zu HRflows und Ihren Integrationswünschen. Kostenlos und unverbindlich.
- Kostenlos & unverbindlich
- Ca. 45 Minuten
- Via Teams oder Browser